Problemi di ordinamento ed inventariazione

Nel tentativo di ricostruire una precedente classificazione adottata per un ordinamento del materiale documentario dell'Archivio storico comunale, o Sezione separata, dalle analisi eseguite nello spoglio degli atti non si è trovata traccia delle numerose disposizioni legislative, e relativi provvedimenti imposti dagli Intendenti e dai Prefetti nel corso del tempo per la realizzazione dei relativi lavori di ordinamento come della compilazione degli elenchi dei versamenti effettuati nell'Archivio provinciale di Lecce.

Non applicate sono state le disposizioni dell'intendente Carlo Sozy Carafa del 1850, che raccomanda la distinzione della produzione documentaria nelle due sezioni di "vecchio archivio" e "nuovo archivio" e nell'ambito di queste la divisione in "caselle". Disattesi sono stati gli ordini imposti dalla legge sulla ristrutturazione della pubblica amministrazione degli enti comunali e provinciali del 20 marzo 1865, n. 2248. Situazione peraltro comune a quasi tutti gli Archivi storici dei Comuni della provincia di Lecce, ad eccezione forse dell'Archivio storico del comune di Alessano che, nei recenti lavori di ordinamento ed inventariazione, si è riusciti a ricostruire rispettando l'originale ordinamento, secondo un singolare titolario anteriore alle disposizioni del ministero dell'Interno del 1897. Per l'Archivio storico del comune di Melpignano qualche tentativo di ordinamento invece è risultato dall'applicazione coeva del titolario delle "quindici categorie" proposto dal ministero dell'Interno con circolare del 1 marzo 1897, ed imposto con energia a tutti i Comuni della provincia dal prefetto Ferdinando Nanni Seta. Ma la mancata continuazione della sua applicazione da parte dei Segretari comunali, responsabili della buona tenuta dell'Archivio comunale, ed in genere degli Amministratori comunali succedutisi nel tempo, hanno purtroppo non soltanto vanificato tutti gli sforzi già profusi per il suo ordinamento, ma determinato poi una estrema confusione nella conservazione delle diverse pratiche ed affari con il risultato di una reale impossibilità di poter eseguire qualsiasi tipo di ricerca. Tutto il materiale documentario infatti delle quindici categorie e gli atti più antichi appartenenti all'archivio preunitario, al momento dell'intervento di ordinamento ed inventariazione, è stato rinvenuto distribuito in tutte le categorie senza alcun rispetto archivistico, cronologico o semplicemente logico.

È stato necessario quindi, per l'esatta individuazione di tutto il materiale documentario appartenente all'Archivio storico comunale, procedere ad un'attenta selezione di tutti gli atti documentari propri dell'Archivio di deposito e corrente. Per l'inventariazione degli atti, a parte naturalmente quelli già in ordine, è stato innanzitutto necessario ricreare ogni singola pratica e ogni singolo fascicolo per dare una logica collocazione storica ed archivistica ai diversi documenti sciolti.

Nel presente inventario, tenuta presente la distinzione dei momenti storici che hanno segnato l'evoluzione amministrativa del Comune, si è mantenuta la divisione tra archivio preunitario, in quanto documentazione prodotta durante il periodo francese e borbonico, ed archivio postunitario, per gli atti del "Comune moderno" dello Stato italiano unitario, nato dalla legge sulla ristrutturazione della pubblica amministrazione degli enti comunali e provinciali del 20 marzo 1865, n. 2248.

Tutti gli atti quindi, nell'ambito dell'Archivio comunale assumono una configurazione che si articola in due parti distinte: archivio preunitario, ormai "chiuso" per l'esaurimento storico delle istituzioni che lo hanno prodotto, ed archivio postunitario, "aperto" alle accessioni periodiche di materiale archivistico proveniente dall'archivio di deposito. Nell'ambito di tutta la produzione documentaria esistente è stata individuata la ripartizione in "Serie - carteggio" e "Serie - atti particolari". La "Serie - carteggio", fatta sempre salva la concettuale e materiale separazione tra preunitario e postunitario, costituisce una serie unica ordinata per "affari", adottando per ogni sua parte i titolari più idonei ed adeguati. Per la "Serie - atti particolari" s'intendono i documenti che per loro natura, non essendo soggetti a protocollazione, costituiscono, sin dal momento della loro produzione, delle "serie" e gruppi a sé stanti, anche se riconducibili concettualmente alle quindici categorie. Questi sono tutta una gamma di documenti riassuntivi (bilanci, inventari, resoconti, ecc.), certificativi (registri di stato civile, liste di leva, liste elettorali, ruoli d'imposta, ecc.), e giustificativi (mandati di pagamento e di riscossione), possedendo ognuna di queste serie una propria numerazione "aperta" per il normale accrescimento di atti successivi provenienti dall'archivio di deposito.